Gestaltung der PowerPoint Präsentation
Warum begleiten wir unsere Rede überhaupt mit einer PowerPoint Präsentation? Ist es nicht viel interessanter, wenn nur der Redner im Mittelpunkt steht? Eine PowerPoint Präsentation ersetzt nicht einen guten Redner, der den Vortrag strategisch gut aufbaut, eine Dramaturgie entstehen lässt und rhetorisch fit ist. Aber eine PowerPoint Präsentation unterstützt das Gesagte. Und genau dazu ist sie da, damit die Behaltensquote (vgl. Josef W. Seifert: Visualisieren Präsentieren Moderieren, 2005) steigt. Sie liegt beim Hören bei ca. 20%, beim Sehen bei ca. 30% und wenn man, wie bei einer Präsentation beides, hören und sehen zusammenbringt, liegt die Behaltensquote bei ganzen 50%. Ein guter Grund, um seinen Vortrag durch eine PowerPoint Präsentation visuell zu unterstützen.
Damit die Präsentation durch die PowerPoint Präsentation unterstützt wird, ist es wichtig, einige Grundregeln zu befolgen:
- Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte – arbeiten Sie neben Stichwörtern auch mit Symbolen, Bildern, Grafiken sowie Audio- und Videosequenzen. Langer Text, vor allem der, den Sie eh in Ihrer Präsentation sagen, hat in der PowerPoint Präsentation nichts zu suchen.
- Jede Folie basiert auf einer einheitlichen Masterfolie. Schriftgröße, Schriftart, Aufbau (z. B. Logo, Fußzeile, Überschrift, Unterpunkte, etc.) und Farbgebung ist in jeder Folie gleich
- Nutzen Sie eine Plakatschriftart wie zum Beispiel Arial oder Tahoma
- Schriftgröße 24 pt nicht unterschreiten – nutzen Sie für Überschriften eine Schriftgröße > 30 pt – dies ist auch abhängig von der Schriftart, da die Größen der Schriftarten teilweise sehr unterschiedlich sind.
- Wählen Sie eine einfache und übersichtliche Struktur
- Animationselemente nur gezielt und bei Bedarf einsetzen – der Fokus liegt auf dem gesprochenem Wort und Ihrer Person als Präsentator und nicht auf einem Medienspektakel.
- Formatierung: Nutzen Sie fett Schrift und verzichten Sie auf kursiv oder Unterstreichungen, das überlastet die PowerPoint Präsentation.
- Maximal 5-7 Gedanken – aber weniger ist mehr. Lieber einen Gedanken in mehrere Folien aufteilen, als zu viel Text und Darstellung auf einer Folie.
Häufigsten Fehler:
Der häufigste Fehler bei einer PowerPoint Präsentation ist wohl der, dass der Präsentator für die PowerPoint Präsentation nicht Schlüsselwörter verwendet, sondern ausformulierte Sätze. Doch die PowerPoint Präsentation soll die Präsentation unterstützen und nicht ersetzen. Während der Präsentation ist der Fokus auf dem gesprochenen Wort und auf dem Präsentator. Sind die Folien mit Text überfrachtet, entscheidet der Zuhörer sich meistens dafür, die Folie zu lesen und der Präsentator hat die Aufmerksamkeit seiner Zuhörer verloren.
- Folien sind mit Text überfrachtet.
- Ausformulierter Text statt Schlüsselwörter.
- Folienschlacht – je nach Inhalt der Folie sollten Sie pro Folie mindestens 2 Minuten einplanen, bei komplexen Folien auch mal mehr als 5 Minuten
- Zu viel Animation – prüfen Sie den Wert der Animation. Bei umfangreichen Folien kann eine Animation hilfreich sein, um häppchenweise die Inhalte zu präsentieren.
- Der Präsentator lässt den Zuhörern keine Zeit, die Folie zu erfassen
- Der Präsentator spricht zur Projektion anstatt zu seinem Publikum
- Es werden kaum Pausen gemacht, um den Zuhörern Zeit zum Nachdenken und Reflektieren zu geben.
Länge und Slides
Wie viele Folien nun für eine Präsentation sinnvoll sind, hängt von mehreren Aspekten ab. Auf jeden Fall sollte jede Folie mindestens ca. 2 Minuten beanspruchen. Eine Präsentation von 45 Minuten sollte nicht mehr als 25 Folien haben, sonst haben Sie eine Folienschlacht und die Aufmerksamkeit der Zuhörer liegt auf den Folien und nicht auf Ihnen als Präsentator. Zu viele Folien überfordern auch oft die Zuhörer und sie schweifen ab.
Ein Slide, auf dem vielleicht „nur“ ein Bild von Ihrem Produkt ist, kann zum Beispiel bei einem Telefon nur 30 Sek. eingeblendet werden. Eine Folie mit auch „nur“ einem Bild von einer komplexen Apparatur kann aber 5 Minuten brauchen, damit für die Zuhörer die Darstellung verständlich wird. Wichtig ist, dass Sie für jede Folie genug Zeit einplanen, damit die Zuhörer diese erfassen und verstehen können. Haben Sie viel Text auf der Folie, dann planen Sie Pausen zum Lesen und Verstehen ein.
Wörter pro Slides
Können Sie eine voll geschriebene Folie durch ein Bild ersetzen, dann entscheiden Sie sich immer für das Bild. Manchmal ist ein ausführlicher Text jedoch unabdingbar, dann dürfen es auch mal ein paar Wörter mehr sein. Beachten Sie jedoch, dass Sie eine Schriftgröße wählen, die auch vom weitesten Platz lesbar ist. Sie sollte 24 pt nicht unterschreiten. Verwenden Sie maximal 5-7 Punkte auf ein Slide und denken Sie daran, Ihren Zuhörern genügend Zeit zu geben, diese Punkte auch alle zu erfassen. Hier kann eine Animation hilfreich sein, um den Text dann einzublenden, wenn sie gerade über diesen Punkt sprechen und er Ihre Worte gezielt unterstreicht.
Arbeiten Sie mit Schlüsselwörtern und vermeiden Sie ganze Sätze und Absätze. Pro Punkt sollten Sie auch nicht mehr als 5-7 Wörter benutzen. Die Punkte sollen die wichtigsten Aspekte Ihres Vortrags unterstreichen und nicht das Gesagte ersetzen beziehungsweise eins zu eins wiedergeben. Nichts ist langweiliger, als genau das zu hören, was vorne steht.
Animation
Die PowerPoint Präsentation zeichnet sich insbesondere auch aus, weil man sie animieren kann. Der Text oder auch die Grafik und das Bild kann dann eingeblendet werden, wenn sie gebraucht wird. Die Präsentation wird dynamisch und sie bietet uns zahlreiche Möglichkeiten die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu erhalten. Doch die Animation ist auch nur so gut wie ihr effektiver Einsatz.
Wichtig ist, dass wir Animation nur dort einsetzen wo sie gebraucht wird und durch die Animation ein bestimmter Effekt erzielt wird. So kann es zum Beispiel hilfreich sein Text nacheinander einzublenden, um ihn häppchenweise zu präsentieren. Bei einer Grafik kann es ebenso hilfreich sein, bestimmte Details nacheinander einzublenden.
Wenn Sie Animationselemente nutzen, dann setzen Sie diese wirklich zielgerichtet ein. Legen Sie eine Einblendungsart fest und variieren Sie nicht. Die Animation wird lästig, wenn ständig animiert wird und die Effekte immer verschieden sind. Das ist nicht zielführend und verärgert die Zuhörer.
Bilder
Bilder sagen mehr als 1000 Worte. PowerPoint Präsentationen leben von Bildern, Grafiken, Tabellen oder von Audio- und Videosequenzen. Professionell gestaltete Darstellungen sind natürlich der einfachen Form immer vorzuziehen. Doch oft ist eine professionelle Form kostspielig und rechtfertigt den Nutzen nicht. Die Clipart Sammlung ist mittlerweile sehr umfangreich geworden und hat sich in den letzten Jahren erweitert. Im Internet gibt es auch zahlreiche Plattformen, die Bildmaterial Lizenzfrei anbieten.
Wenn Sie Cliparts verwenden, dann suchen Sie diese gezielt aus. Verwenden Sie nach Möglichkeit nicht so verbreitete Motive und achten Sie darauf, dass Ihr Bildmaterial auch zu Ihrer Zuhörergruppe passt. Nichts ist peinlicher als ein Zeichentrickmännchen vor einer Gruppe von Geschäftsführern zu präsentieren.
Verhalten des Präsentators
Offene Körperhaltung, Mimik und Gestik sollten zeigen, dass Sie sich auf die Präsentation freuen beziehungsweise mit Begeisterung präsentieren. Die Gestik mit den Händen sollte unterhalb des Bauchnabels liegen, hier wirken die Gestiken positiv. Gestik mit den Händen vor der Brust wirken oft abwehrend und erinnern an die Haltung eines Boxers, der sich vor seinem Gegenüber schützen möchte.
Stehen Sie mit beiden Beinen auf den Boden, das vermittelt Selbstbewusstsein und Standfestigkeit. Die Beine in Schulterbreite stellen. Männer neigen oft zu einem breiteren Stand als nötig, das vermittelt oft den Eindruck von Arroganz oder Überheblichkeit. Auch Hände in die Hosentaschen ist ein Zeichen von Arroganz, aber kann auch Unsicherheit bedeuten. Also lassen Sie Ihre Hände einfach am Körper „hängen“, dann benutzen Sie die Hände automatisch, um Ihre Aussage zu unterstreichen. Wichtig ist es natürlich, dass Sie sich dabei nicht verkrampfen, sondern locker die Arme bewegen.
Falls Sie sich mit leeren Händen nicht wohl fühlen, können Sie die Hände vor dem Bauch halten, sodass die Handflächen zu Ihren Zuhörern zeigen. Ein Stift oder Zeigestock ist nicht sinnvoll, da man hier schnell dazu neigt, die Kappe abzunehmen oder die Zuhörer mit dem Zeigestock bedroht. Alternativ können Sie noch Karteikarten in die Hand nehmen, auf denen Sie die wichtigsten Punkte für Ihre Präsentation aufschreiben. Die Moderatoren im Fernsehen haben oft diese Karteikarten in der Hand und es ist durchaus kein Zeichen von Vergesslichkeit. Darüber hinaus kann man die Karteikarten auch als Werbefläche nutzen und auf die Rückseite das Logo Ihres Unternehmens drucken.
Lächeln Sie während der Präsentation öfter und nehmen Sie Blickkontakt zu Ihren Zuhörern auf. Nur wenn Sie sich auf Ihre Zuhörer einstellen und konzentrieren, können Sie auf Reaktionen aus dem Publikum reagieren. Dies gilt insbesondere für eine Präsentation mit weniger als 25-30 Personen. Indem Sie Kontakt zum Publikum aufnehmen, können Sie dieses besser erreichen.
Pausen haben während der Präsentation auch eine ganz wichtige Bedeutung. Planen Sie Pausen ein, um den Zuhörern die Möglichkeit zu geben den Text der PowerPoint Präsentation zu erfassen und um das Gesagte zu reflektieren und zu verstehen. Pausen können auch als rhetorisches Mittel eingesetzt werden und unterstreichen das Gesagte.
Während der Präsentation können Sie auch ein paar Schritte gehen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht hin und her wippen, sondern dass Sie sich gezielt bewegen. Durch Bewegung bringen Sie Dynamik in die Präsentation, die Zuhörer starren nicht immer nur nach vorne, sondern folgen Ihren Bewegungen.
Fernbedienung
Der Einsatz einer Fernbedienung ist dem umschalten am Rechner vorzuziehen. Voraussetzung ist dann natürlich, dass die Technik einwandfrei funktioniert und die Handhabung gekonnt ist. Mit einer Fernbedienung ist man unabhängig und kann sich auch vom Rechner entfernen. Sich während der Präsentation zu bewegen ist gut, da es Bewegung und Dynamik in die Präsentation bringt. Wichtig ist, dass die Bewegungen gezielt eingesetzt werden. Ein hin und her laufen wirkt eher störend und erinnert an eine eingesperrte Raubkatze.
Schriftarten
Wählen Sie für Ihre PowerPoint Präsentation eine plakative Schrift ohne Schnörkel. Gut eignen sich Arial und Tahoma, sie haben klare Buchstaben und sind leicht lesbar. Times New Roman oder Comic Sanserif eignen sich nicht für eine gute PowerPoint Präsentation, weil sie verschnörkelt und nicht so gut lesbar sind.
Die Schriftgröße ist immer auch abhängig von der Schriftart, da die Schriftgrößen sich in den verschiedenen Arten sehr unterscheiden können. Für die Überschriften können Sie eine Schriftgröße von 44 – 36 pt wählen. Für die einzelnen Punkte im Hauptteil der PowerPoint Folie können Sie 32 - 24 pt nutzen. 24 pt sollten Sie aber nicht unterschreiten.
Wichtig ist, dass alles während der Präsentation gut lesbar ist und niemand die Augen zusammen kneifen muss. Haben Sie für Ihre Präsentation einen sehr schmalen aber tiefen Raum, wo die Projektionsfläche sehr klein ist, aber der letzte Zuhörer relativ weit weg sitzt, kann es sinnvoll sein eine größere Schrift zu wählen. Ein Raum der sehr breit ist und die Projektionsfläche sehr groß ist, kann sicherlich mit einer kleineren Schrift auskommen.
Tipps zum Aufbau
Bevor Sie sich mit dem Aufbau beschäftigen sollten Sie eine Zuhöreranalyse gemacht haben und die Erwartungen, Interessen und Fragestellungen der Zuhörer wenigstens im Groben kennen. Haben Sie Ihre Zielgruppe immer im Auge, nichts verpatzt die Präsentation mehr als eine Darstellung, die die Zuhörer überhaupt nicht interessiert.
Legen Sie auch Ihr Ziel der Präsentation fest und überprüfen Sie immer wieder, ob Sie Ihr Ziel mit der PowerPoint Präsentation erreichen. Ihr Ziel könnte zum Beispiel sein zu überzeugen, zu motivieren oder zu informieren. In jedem Fall sollten Sie jede Folie überprüfen, ob sie Ihr Ziel unterstützt.
Die erste Folie sollte kurz und knapp sein und nicht bereits zu viel Information bieten.
Sagen Sie ein paar freundliche Begrüßungsworte und holen Sie die Zuhörer gedanklich dort ab, wo sie gerade stehen. Hatten Sie zum Beispiel bereits eine erste Präsentation, können Sie an diese anknüpfen.
Gehen Sie kurz auf Anlass und Thema ein. Gehen Sie gegebenenfalls auf den Ablauf ein und sagen Sie Ihren Zuhörern was Sie vorhaben und wohin die Reise gehen soll, das gibt Orientierung.
Nach der Begrüßung ist es wichtig, sich vorzustellen, wenn die Zuhörer Sie noch nicht kennen. Geben Sie Ihrem Publikum ein paar Argumente, warum Sie Experte für das zu präsentierende Thema sind. Gerade am Anfang ist der erste Eindruck entscheidend, ob Sie als kompetent und glaubwürdig angesehen werden. Die erste Hürde ist vertrauen zu gewinnen und Kontakt aufzunehmen. Mit einer klar definierten Ziel-Botschaft geben Sie einen Überblick über die Präsentation und zeigen den Zuhörern die wichtigsten Punkte auf. Durch gezielte Fragestellungen oder einer Provokation können Sie das Interesse zusätzlich wecken. Ziel der Einleitung ist es, einen positiven Eindruck zu machen. Lächeln Sie, das bringt zusätzliche Sympathiepunkte und wirkt aufgeschlossen.
Im Hauptteil können Sie Ihre Thesen oder Information darstellen und diese erläutern. Wichtig ist, dass Sie sich immer klar darüber sind, was der Nutzen für Ihre Zuhörer ist, sich diese Präsentation anzuhören. Gehen Sie auf den Nutzen immer wieder explizit ein. Geben Sie die wichtigsten Informationen und Fakten, die Ihre Zuhörer interessieren. Nichts ist langweiliger als ein Vortrag, der nicht die Interessen, Erwartungen und Informationen bietet, die Ihre Zuhörer interessiert. Führen Sie Begründungen und Beweise für Ihre Thesen und Informationen auf. Fassen Sie immer mal wieder zusammen und legen Sie Ihre Argumente dar. Bringen Sie nicht mehr als 5 Argumente pro These oder Aussage dar. Zu viele Argumente schwächen ihre Überzeugungskraft. Fassen Sie das Gesagte immer mal wieder zusammen und ziehen Sie Schlussfolgerungen. Regen Sie den Blick in die Zukunft an und fordern Sie gegebenenfalls zum Handeln auf.
Haben Sie umfangreiche Informationen so unterteilen Sie diese in kleine Häppchen. Die Gehirnforschung belegt, dass wir maximal 7 Informationseinheiten problemlos aufnehmen können.
Neben dem ersten Eindruck ist es der letzte Eindruck, der bei den Zuhörern haften bleibt. Das Ziel Ihrer Präsentation muss hier noch mal deutlich werden. Wollen Sie Ihr Publikum zum Handeln motivieren, dann können Sie jetzt einen Appell an sie richten. Alternativ kann dies auch die Wiederholung Ihrer Idee, Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, Wiederholung des Hauptarguments oder des Hauptnutzens oder ein Zitat sein. Darauf folgt dann ein Dank für die Aufmerksamkeit.
Mögliche Schlusseinleitungen könnten zum Beispiel sein:
„Was bringt uns das im Konkreten?“
„Und deshalb fordere ich Sie auf: …“
„Wie meine Ausführungen gezeigt haben …“
„Ich fassen noch mal zusammen …“
Am Schluss ist es noch mal Ziel, die Zuhörer mit einem positiven Gefühl zu „entlassen“.
Begleit- oder Notizheft
Überlegen Sie gezielt, ob ein Begleit- oder Notizheft für Ihre Präsentation wichtig ist. Bei einer Produktpräsentation kann es sehr zielführend sein, ein Begleit- und Notizheft zu haben, damit die Kunden sich Notizen machen können und sich auch nach der Präsentation noch mal die wichtigsten Punkte nachlesen können. Eine Präsentation für einen feierlichen Anlass ist ein Begleit- oder Notizheft eher nicht wichtig, da es nur auf das hier und jetzt ankommt, aber die Zuhörer den Inhalt nicht nach der Präsentation noch als Entscheidungshilfe benötigen.
Ob Sie ein Begleit- oder Notizheft vorbereiten hängt insbesondere von Ihrem Ziel ab. Ist es für Ihr Ziel wichtig, dass die Zuhörer ein Begleit- oder Notizheft bekommen, dann bereiten Sie eins vor.
Wichtig ist hier noch, wann Sie das Begleit- oder Notizheft austeilen. Teilen Sie das Begleitheft vor der Präsentation aus, kann es gleichzeitig als Notizheft verwendet werden. Doch wenn Sie es vor der Veranstaltung austeilen, sollten sie den Zuhörern genügend Zeit einräumen auch darin herumzublättern. Seinen Sie auf jeden Fall darauf gefasst, dass die Zuhörer auch während der Präsentation darin blättern und dadurch Unruhe erzeugen. Wägen Sie die Vor- und Nachteile ab.
Checkliste
- Ziel der Präsentation ist klar und Ihr Ziel (zum Beispiel: überzeugen, motivieren, informieren, …) spiegelt sich in der PowerPoint Präsentation wider
- Der Inhalt der Präsentation ist auf die Zuhörergruppe abgestimmt. Die Interessen, Fragestellungen und Erwartungen der Zuhörer sind Inhalt der Präsentation
- Plakative Schriftart, zum Beispiel Arial oder Tahoma
- Schriftgröße der Überschriften liegt bei 44-36 pt, die Schriftgröße der Unterpunkte liegt bei 32-24 pt
- Die einzelnen Folien sind übersichtlich und beinhalten maximal 7 Hauptpunkte
- Nutzen Sie Bilder, Grafiken, Symbole und Cliparts
- Planen Sie pro Folie mindestens 2 Minuten ein – über eine komplexe Folie können Sie auch mal mehr als 5 Minuten sprechen – weniger ist mehr
- Nicht kursiv oder unterstreichen, seinen Sie sparsam mit Formatierungen, fett Druck ist ausreichend
- Animation dort wo sie gebraucht wird, zum Beispiel bei viel Text, der portionsweise eingeblendet wird
- Bei der Animation auf ein Hauptelement festlegen und nicht durch zu viel Animation vom eigentlichen Inhalt ablenken